La disparition ou l’absence d’une facture peut perturber la clôture des comptes, fausser l’information financière et compliquer la récupération de la TVIl est donc essentiel d’agir rapidement et de manière structurée afin de sécuriser la position de l’entreprise, d’éviter des écarts de charges et de disposer des preuves nécessaires en cas de contrôle fiscal ou de litige. Cet article propose une méthode complète : relances pratiques, preuve à conserver, comptabilisation via les factures non parvenues (FNP), et recours si le fournisseur tarde à transmettre la facture.
Conséquences d’une facture manquante
Une facture non reçue peut entraîner :
- Des charges rattachables à l’exercice en cours non comptabilisées, ce qui gonfle artificiellement le résultat.
- La non-déduction de la TVA sur l’exercice concerné si la facture sert de justificatif.
- Des écarts lors des rapprochements banque/achats et des difficultés à suivre la trésorerie.
- Un risque d’irrégularité en cas d’audit si les justificatifs ne sont pas fournis.
Protocole de relance en 5 étapes
- Vérification interne — Confirmez d’abord que la facture n’a pas été reçue dans un autre service (réception, achats, comptabilité) ou qu’elle n’a pas été adressée à une mauvaise adresse email.
- Contact téléphonique — Appeler le contact fournisseur pour signaler l’absence. Privilégiez un échange avec le service facturation et notez la date, l’heure et le nom de l’interlocuteur.
- Envoi d’un email horodaté — Après l’appel, envoyez immédiatement un email récapitulatif. Cet email doit contenir la description de la prestation, la date, le montant estimé et la demande explicite d’envoi de la facture.
- Relance écrite formelle — Si aucune réponse sous 7 jours, adressez une relance structurée en joignant bons de commande, bon de livraison ou attestation de service fait. Pour des montants significatifs, utilisez un courrier recommandé avec accusé de réception.
- Mise en demeure — En cas de persistance, envoyez une mise en demeure après 15 à 30 jours selon le contexte commercial. Conservez toutes les preuves avant toute action judiciaire.
Modèles de messages
Modèle d’email court à envoyer après l’appel :
Objet : Facture manquante - Prestation du [date] - Réf commande [réf]Bonjour [Prénom],Suite à notre prestation/commande du [date] (réf : [réf]), nous n'avons pas reçu la facture correspondante. Pour comptabiliser la dépense et déduire la TVA, merci de nous transmettre la facture au plus tard dans les 7 prochains jours.Prestation : [description]Montant estimé : [montant HT]Référence commande : [réf]Merci de confirmer la date d'envoi ou de nous transmettre la facture en pièce jointe.Cordialement,[Nom, poste, société]
Modèle de lettre recommandée pour mise en demeure :
Objet : Mise en demeure - Envoi de la facture relative à la prestation du [date]Madame, Monsieur,Malgré nos relances, nous n'avons toujours pas reçu la facture correspondant à la prestation/commande n°[réf] réalisée le [date]. Par la présente, nous vous mettons en demeure de nous transmettre cette facture sous 8 jours à compter de la réception de la présente, à défaut de quoi nous envisagerons les actions nécessaires pour protéger nos intérêts.Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Pièces à conserver
Pour sécuriser un dossier, archivez systématiquement :
- Le bon de commande ou le contrat.
- Les preuves de livraison, bons de réception, PV de réception ou attestation de réalisation des services.
- Les emails et notes d’appel horodatés et signés numériquement si possible.
- Les rapprochements bancaires prouvant le paiement éventuel.
- La copie de la mise en demeure et de l’accusé de réception si envoyé en recommandé.
Traitement comptable : les factures non parvenues (FNP)
Au titre du principe d’indépendance des exercices, il est nécessaire de rattacher les charges à l’exercice qui les a générées. Si une charge connue n’est pas facturée à la clôture, on enregistre une provision appelée Facture Non Parvenue (FNP), classiquement en compte 408. Cela évite de minorer les charges et de fausser le résultat.
Écritures types
Exemple d’écriture à la clôture pour estimer une charge : Débit 6xx (charge correspondante) / Crédit 408 (FNP).
À la réception de la facture : Débit 401 (fournisseur) / Crédit 408 (FNP) et rapprocher la TVA sur 445 si applicable. En cas de paiement préalable, rapprocher l’écriture du paiement bancaire.
Bonnes pratiques comptables
- Documenter l’estimation : joindre un justificatif interne indiquant la méthode de calcul et l’origine de la charge estimée.
- Limiter les montants estimés : n’enregistrez que les charges avérées et raisonnablement estimables.
- Réviser les FNP lors des clôtures suivantes pour éviter l’accumulation d’estimations obsolètes.
Recours et délais
Avant une action judiciaire, la mise en demeure est souhaitable. Les délais de prescription varient selon la nature de la créance et le droit applicable : en France, l’action entre professionnels est généralement prescrite par cinq ans sauf exceptions. En cas de litige, l’appui d’un avocat ou d’un conseil permet d’évaluer la pertinence d’une procédure de recouvrement amiable ou judiciaire.
Prévention et contrôles internes
Pour réduire l’apparition de factures manquantes :
- Centralisez la réception des factures (adresse email dédiée et boîte partagée) et mettez à jour les coordonnées fournisseur dans votre ERP.
- Générez des alertes automatiques pour les prestations attendues à la fin d’un projet ou d’un mois civil.
- Demandez systématiquement l’envoi électronique des factures en PDF signés ou en EDI lorsque possible.
- Mettez en place une checklist mensuelle des factures attendues et des FNP à suivre lors de la clôture.
En conclusion, la clé face à une facture manquante est la rapidité d’intervention, la traçabilité des échanges et le recours, le cas échéant, à l’enregistrement comptable via une FNAssocier des procédures préventives et des relances formelles protège l’entreprise sur le plan financier et juridique tout en maintenant de bonnes relations avec les fournisseurs.